Maximal sicherer Datenaustausch aus der Cloud
für Anwälte und Kanzleien

So kommunizieren Sie schnell, sicher und datenschutzkonform mit Ihren Mandanten 

Wir wissen, dass der Datenschutz im Rechtswesen eine besonders große Bedeutung hat. Gerade wenn Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Mandanten aber auch Gerichte räumlich getrennt sicher miteinander kommunizieren möchten, bietet die Cloud eine echte Alternative, um sich schnell über einen aktuellen Fall auszutauschen. Denn die“Zeit“ ist beim Datenaustausch für Anwälte ein wichtiger Erfolgsfaktor: Die tägliche Kommunikation muss sich schnell, sicher und datenschutzkonform gestalten lassen, ohne Vertraulichkeit oder geistiges Eigentum zu gefährden.

Eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, feingranulare Rollenkonzepte und zeitlich befristete Zugriffsrechte sorgen maßgeblich dafür, dass alle Daten zu jedem Zeitpunkt maximal geschützt und kontrolliert werden können.

beA – das besondere elektronische
Anwaltspostfach

Rechtlich verpflichtend verfügt jeder in Deutschland zugelassene Rechtsanwalt aktuell über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA). Das System soll eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Rechtsanwälten, Gerichten und anderen Justizbehörden ermöglichen. Die passive Nutzungspflicht gilt seit 01.01.2018, geregelt ist diese Nutzung formal in § 31 a Abs. 6 BRAO. Darin steht, dass der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches dazu verpflichtet ist, die erforderlichen technischen Einrichtungen bereitzuhalten, die für die Nutzung notwendig sind. Jeder Rechtsanwalt ist selbst verantwortlich, regelmäßig im beA zu prüfen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Versand von Nachrichten über beA erfolgt derzeit noch auf freiwilliger Basis. Die aktive Nutzungspflicht tritt je nach Bundesland 2020, spätestens jedoch zum 01.01.2022 in Kraft. Dann sind Rechtsanwälte flächendeckend dazu verpflichtet, den Gerichten sämtliche Dokumente elektronisch zu übermitteln.

Kurz vor dem Start im Dezember 2017 wurden jedoch gravierende Sicherheitslücken entdeckt, die zur Folge hatten, dass beA bis September 2018 wieder abgeschaltet wurde.

beA und das ähnlich aufgebaute beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) sollen das bisherige elektronische Gerichtspostfach (EGVP) ablösen, mit dem bereits Schriftsätze und ähnliche Dokumente mit Gerichten und Behörden ausgetauscht werden konnte. Die doch sehr unterschiedliche Handhabung in den einzelnen Bundesländern führte jedoch zu massiven Problemen in der Praxis. Mit Einführung des beA wurde die Rechtslage im gesamten Bundesgebiet nun stark vereinheitlicht.

Wozu dient das beA?

beA soll nach dem vollständigen Inkrafttreten folgende Aufgaben erfüllen:

  • Erreichbarkeit aller deutschen Gerichte und Sicherstellung der Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr
  • Alle Gerichte und sonstigen Behörden können ihre Postzustellungen über das beA abwickeln und Schriftsätze an Rechtsanwälte senden
  • In der Phase der passiven Nutzungspflicht müssen Anwälte die Zustellung zur Kenntnis nehmen, mit Wirksam werden der aktiven Nutzungspflicht sind sie auch gezwungen, ihre eigenen Dokumente elektronisch zu übermitteln
  • beA dient außerdem dem Austausch von Dokumenten innerhalb der Anwaltschaft

Wie funktioniert das beA?

Aufgerufen werden kann beA ohne weitere Installation über einen Browser oder alternativ durch eine Schnittstelle in der Kanzlei-Software. Dabei erfolgt die Anmeldung via PIN und einer Sicherheitskarte. Zudem benötigt der Anwender ein passendes Kartenlesegerät mit einem Nummernblock, das über eine Zulassung für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur verfügt. beA ersetzt jedoch keine Kanzlei-Software.

beA führt bis dato zu massiven Beeinträchtigungen im Tagesgeschäft

Seit seiner Einführung 2018 kommt es bei beA jedoch immer wieder zu Störungen und Einschränkungen. Immer wieder ist die Erreichbarkeit nicht gewährleistet, seit April 2019 werden jedoch auch alte Nachrichten gelöscht. Die BRAK (Bundesrechtsanwaltskammer) riet deswegen dazu, Nachrichten, die noch benötigt werden, zu exportieren und anschließend in der Akte des Mandanten zu speichern. Zugleich warnte sie jedoch davor, die Sicherung über die Kanzlei-Software vorzunehmen. Wer diesen Weg wählt, könne aktuell unter Umständen den Versand oder Zugang der Nachrichten nicht mehr nachweisen. Dieser Missstand soll mit einem Update im Sommer 2019 behoben werden.

Betroffen von der Löschung sind nur Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden. 10 Tage vor Löschung erhält der Nutzer an die hinterlegte Mail-Adresse eine Nachricht, dass demnächst eine Löschung erfolgt. Befinden sich jedoch im Posteingang oder Postausgang, aber auch in einem angelegten Unterordner Nachrichten, die älter als 90 Tage sind, werden diese ebenfalls in den Papierkorb verschoben und nach weiteren 30 Tagen automatisiert gelöscht.

Sonderzeichen und Umlaute bereiten Probleme

Im August 2019 stellte sich außerdem heraus, dass beA scheinbar kein Deutsch kann. Hinter der leicht provozierenden Meldung, die auf golem.de veröffentlicht wurde, verbirgt sich jedoch die traurige Nachricht, dass eine E-Mail, die über beA von einem Anwalt versendet wurde, zwar rechtzeitig verschickt wurde, die Frist jedoch trotzdem versäumt wurde, weil beA nicht mit deutschen Umlauten und Sonderzeichen umgehen kann. Die Auswirkungen sind für alle Nutzer gravierend: So kann es z. b. passieren, dass die Zustellung einer Nachricht zwar bestätigt wird, aber sie tatsächlich gar nicht zugestellt wurde.

In dem Fall ging es konkret um eine versäumte Frist. Hier hatte ein Kläger fristgemäß eine Begründung an den Bundesfinanzhof versandt, die Frist galt dennoch als versäumt, weil das Schriftstück nie beim Bundesfinanzhof ankam, obwohl vom System an den Kläger eine Nachricht über eine erfolgreiche Zustellung übermittelt wurde. Durch weitere Untersuchungen stellte sich heraus, dass die Nachricht an den Bundesfinanzhof zwar zugestellt wurde, aber das EGVP (elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach) diese Nachricht aufgrund der Umlaute und Sonderzeichen als nicht korrekt empfand und damit sofort in einen Ordner für korrupte Nachrichten aussortiert hatte, auf den das System keinen Zugriff für den Anwender vorsieht. Den örtlichen Anwaltskammern scheint das Problem zwar bekannt zu sein, denn sie wiesen Anwälte in der Vergangenheit bereits darauf hin, allerdings war scheinbar niemandem klar, zu welch drastischen Auswirkungen dies im Einzelfall führen könne.

Der einzige Trost: Im Falle einer nicht verschuldeten Fristversäumung ist eine Wiedereinsetzung möglich.

Neue Ausschreibung auf Grund der massiven Schwierigkeiten mit beA

Aufgrund der vielfältigen Probleme, wie z. B. der massiven Schwierigkeiten in der Handhabung, aber auch der Verspätungen bei der Inbetriebnahme des Postfaches durch Atos (also das IT-Unternehmen, das mit der Umsetzung von beA betraut war) wurde das Anwaltspostfach von der BRAK inzwischen neu ausgeschrieben.

In den Medien war das Postfach auch durch das öffentliche Vorgehen eines Rechtsanwalts sehr präsent: Dieser forderte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für beA, die eigentlich Pflicht sein sollte, um Daten sicher zu übermitteln. Bei beA sucht man diese bis heute jedoch vergeblich. Auf Initiative der Gesellschaft für Freiheitsrechte (GFF) hatte außerdem eine Gruppe von Anwälten die Bundesrechtsanwaltskammer verklagt. Sie fordern gemeinschaftlich eine Beseitigung der Sicherheitsmängel und vor allem die Einführung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nina Diercks, Rechtsanwältin und anerkannte Sachverständige für IT-Produkte beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz in Schleswig-Holstein kritisierte öffentlich, dass ihrer Auffassung nach die BRAK die aufgetretenen Fehler scheinbar ignoriert habe und beim beA überhaupt nicht an die EU-DSGVO gedacht wurde.

Im Zuge des Verfahrens erreichte die Klägerschaft, dass ein Gutachten, in dem noch vor dem eigentlichen Start die Funktionalitäten von beA technisch analysiert wurden, offen gelegt werden musste. Die Untersuchungsergebnisse der Secunet Security Networks AG, einem beauftragten IT-Sicherheitsexperten, waren jedoch so katastrophal, dass das Postfach bis September 2018 sofort wieder offline gehen musste.

Durch die neuerliche Ausschreibung der BRAK nach einem IT-Dienstleister für das beA könnte man fast meinen, dass die Reise nach einer sicheren Datenübertragung von vorne losgeht.

Sicherer Datenaustausch für Anwälte

Sichere Alternative für besondere elektronische Anwaltspostfach

So können Anwälte Daten sicher
empfangen und übermitteln

Sensible und personenbezogene Daten – und dazu zählen natürlich auch Ihre Daten aus Rechtsprozessen – unterliegen einem besonderen Schutz. Spätestens seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielen Datenschutz und Datensicherheit in Deutschland und Europa eine enorme Rolle. beA bietet aktuell keine wirkliche Alternative zur Datenübermittlung, weil u.a. keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung integriert ist. Nur mit dieser Form der Datenverschlüsselung können Sie sicherstellen, dass Dritte nicht auf gespeicherte Daten zugreifen können.

Sichere Datenaustausch-Software für Anwaltskanzleien
und unternehmensinterne Rechtsabteilungen 

Moderne Lösungen zum Datenaustausch bieten Ihnen eine Möglichkeit, Daten sicher zu speichern und mit berechtigten Personen zu teilen. Gerade deutsche Services wie DRACOON unterliegen den strengen deutschen Datenschutzgesetzen und erfüllen deswegen zeitgleich auch die Regularien der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Sichere Kommunikation mit Datei-Freigaben

Nachdem seit geraumer Zeit der Versand von personenbezogenen Daten ohnehin per E-Mail rechtlich untersagt ist, können Sie Schriftstücke per Freigabe-Link blitzschnell und zugleich sicher versenden. Dabei stellen Sie nicht nur ein, wie lange der Inhalt verfügbar sein soll, sondern Sie können ihn auch zusätzlich mit einem Passwort schützen oder in der Anzahl der Downloads begrenzen. Durch das DRACOON Outlook Add-In können Sie einen E-Mail-Anhang auch direkt in einen sicheren Freigabe-Link umwandeln. Ebenso können Sie auch Dateien per Link anfragen. Das bedeutet, dass Sie einen sicheren Link versenden, über den Dateien hochgeladen werden können, ohne dass Sie Zugriff auf die Plattform gewähren. Sobald eine Datei über diesen Link hochgeladen wurde, können Sie sich per Mail über den Eingang verständigen lassen.

DRACOON - Sichere Dropbox Alternative

Volle Kontrolle über ein Berechtigungskonzept

Arbeiten externe Beteiligte an einem Projekt / Fall längerfristig zusammen, empfiehlt sich dafür ein eigener Datenraum. Hier können festgelegte Benutzer zeitgleich am selben Datenbestand arbeiten. Dabei können Sie jedem Benutzer über ein Berechtigungskonzept ein passendes Rollenprofil zuteilen, so dass gewisse Personen z.B. Daten nur lesen können, während andere wiederum die Rechte besitzen, Daten zu löschen oder zu teilen.

Das Reporting-Tool gibt autorisierten Benutzern außerdem Aufschluss darüber, welche Daten von wem zuletzt bearbeitet wurden. Hat ein Fall eine vorhersehbare Laufzeit, können Sie die Benutzer, die dabei involviert sind, so anlegen, dass ihre Zugriffsmöglichkeiten zum Stichtag X automatisch enden.

Schützen Sie Ihre Dateien mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Das Herzstück einer jeden Lösung sollte jedoch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sein. Nur sie stellt sicher, dass geteilte Daten maximal geschützt werden, denn mit ihr werden alle Daten bereits sicher am Endgerät verschlüsselt. Auch auf dem Server selbst gibt es keine Möglichkeit, die Daten zu entschlüsseln, da sich das Schlüsselmaterial auf dem Endgerät befindet. Auf diese Art und Weise haben weder Dritte noch der Anbieter der Software die Chance, auf die gespeicherte Dateien zuzugreifen.

Bei der Entwicklung der Lösung DRACOON wurde außerdem darauf geachtet, dass die Grundsätze „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ befolgt werden. DRACOON unterstützt eine datenschutzfreundliche Technikgestaltung (das versteckt sich hinter dem Begriff „Privacy by Design“) und beinhaltet außerdem eine datenschutzfreundliche Voreinstellung („Privacy by Default“). So müssen Sie als Benutzer nicht großartig überlegen, welche Schritte Sie einhalten müssen, um datenschutzkonform zu arbeiten.

DRACOON wird in Deutschland entwickelt und in ISO27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben. Verschiedene Siegel wie ISO27001 oder EuroPriSe bescheinigen DRACOON höchste Sicherheitsstandards. Zudem wurde die Software von Top-Analysten wie ISG mehrfach als „Leader“ ausgezeichnet.

Sicherheit für Ihre Daten

  • Maximale Sicherheit: Die integrierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Ihre Daten
  • Sicherer Datenaustausch: Zwischen Rechtsanwälten, Mandanten, Notaren und Gerichten über Freigabe-Links – ohne Größenbeschränkung und mit Passwort abgesichert
  • Erfüllung der Datenschutzgesetze: DSGVO-konform dank „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“
  • Dokument-Klassifizierung: Sehen Sie auf einen Blick, welche Vertraulichkeitsstufe gegeben ist

Professionelle Organisation und Kommunikation

  • Sicherer mobiler Zugriff: Mit der DRACOON App haben Sie auch unterwegs vollen Zugriff auf Ihre Dateien
  • Optimierung und Automatisierung: Speichern Sie neue Unterlagen automatisiert in den Datenräumen des jeweiligen Mandanten
  • Eigenes Branding: Versehen Sie das DRACOON Web-Portal sowie die Apps und das Outlook Add-In eigenständig im Look Ihres Unternehmens

Modernisierung: Digital Workplace

  • Virtuelle Datenräume: Sie verbessern die Verwaltung und Kommunikation für Mandanten und Partner und verringern gleichzeitig die Kosten
  • Übersichtliches Dokumentenmanagement: Alle Unterlagen und Dokumenten sind für berechtigte Benutzer jederzeit und überall verfügbar – z.B. im Gericht oder bei externen Terminen
  • Einfache Verwaltung und Zusammenarbeit: Sie können auch ohne IT-Kenntnisse Benutzer hinzufügen und entfernen und Ihren Mandanten über das Berechtigungsmanagement Zugriff auf wichtige Dateien oder Datenräume geben
  • Gast-Nutzer: Erstellen Sie bei zeitlich beschränkten Projekten Benutzer mit automatischem Ablaufdatum oder teile Sie Dateien einfach mit externen Benutzern, indem Sie Freigabe-Links an eine E-Mail-Adresse versenden

Ihre Vorteile

  • Zeit und Kosten sparen: Sie verringern den Support-Aufwand für Ihre IT-Abteilung oder für Ihren IT-Dienstleister
  • Minimierung von Datenverlusten: Dank der Versionierung verlieren Sie keine Dateien – auch nicht bei einem Ransomware-Angriff
  • Volle Datenhoheit: Ein Reporting-Tool gibt für Compliance-Berichte Aufschluss darüber, welche Daten von wem zuletzt bearbeitet wurden
  • Übersichtliches  und flexibles Preismodell: DRACOON basiert auf der Nutzeranzahl und nicht auf dem Datenvolumen – passen Sie die Nutzer an Ihre Bedürfnisse an
  • Integrationsmöglichkeiten über API: Binden Sie Ihre bestehende Kanzlei-Software an DRACOON an, um Datensilos zu vermeiden

Diese Unternehmen vertrauen bereits auf DRACOON:

DRACOON Referenzen

Sicherer Datenaustausch für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen