Datenaustausch

Professioneller Datenaustausch – mit Sicherheit und ohne Limits

Professioneller DatenaustauschDer Informationsfluss und der Datenaustausch in Unternehmen sind einem ständigen Wandel unterlegen. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich das Wissensmanagement auf E-Mail-Verkehr und Speicherung von Dateien auf einem zentralen Server beschränkte. Mit zunehmenden Datenmengen wächst der Bedarf an zeitgemäßen Plattformen für den Datenaustausch.

Die Anforderungen nach schnellen, einfach bedienbaren und dennoch hochsicheren Austauschmöglichkeiten von Daten und Informationen wachsen kontinuierlich.

Neben dem Einsatz von Cloud Computing stehen Begriffe wie Dokumentenmanagement, Filesharing, Collaboration-Tools und Techniken der Datenübertragung im Fokus des Interesses. All diese Teilaspekte gehören zur Themenwelt „Datenaustausch“.

Was ist eine Cloud?

Cloud DRACOONBei cloudbasierten Services handelt es sich um internetgestützte IT-Lösungen, die von einem Provider angeboten werden, aber auch selbstgehostete Cloud-Lösungen sind denkbar. Dem Anwender werden virtuelle Serversysteme zugänglich gemacht, die z. B. als Speicher- und Backup-Medien genutzt werden. Diese Form der Datenwolke steht den Nutzer ständig zur Verfügung.

Der große Vorteil dieser Technologie besteht darin, dass sich der Anwender der Cloud nicht um den Betrieb der Infrastruktur kümmern muss – für Sicherheit, Verfügbarkeit, Wartung und Pflege ist allein der Provider verantwortlich. Der Einsatz der Cloud ist wesentlich sicherer und kostengünstiger als der Betrieb von eigener IT-Infrastruktur, denn die Cloud-Anbieter bieten Know-How und Erfahrung in Sachen Datensicherheit und Hardware-Integration, und zwar auf einem Level, die eine IT-Landschaft im eigenen Unternehmen kaum leisten kann.

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Modernes Dokumentenmanagement

Modernes DokumentenmanagementKennen Sie noch Archiv-Keller oder -Dachböden, in denen Unmengen an Ordnern und Mappen gelagert wurden? Es war eine Strafarbeit (oder die eines Praktikanten oder Auszubildenden), in solch unangenehmen Räumlichkeiten Ablage zu betreiben oder sich auf die Suche nach vergessen geglaubten Schriftstücken machen zu müssen.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme haben die althergebrachte Form der Papierarchive verdrängt. Datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme speichern und verwalten unterschiedlichste Formen von elektronischen Dokumenten. Diese können durchaus auch der ursprünglichen Papierwelt entstammen (eingescannte Schriftstücke).

Meta-Informationen, strukturierte Ablagen und effektive Suchfunktionen sind weitere Merkmale des zeitgemäßen Dokumentenmanagements.

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Collaboration-Tools

Collaboration ToolsEine weitere Form des elektronischen Datenaustauschs sind Collaboration-Tools, häufig auch als Groupware bezeichnet. Hierbei werden moderne Netzwerktechnologien dazu genutzt, Werkzeuge z. B. für das Projektmanagement im Team einzusetzen.

Hierzu zählen beispielsweise gemeinsam genutzte Kalender zur Terminfindung, aber auch Tools zur Verwaltung von Ressourcen. Online-Projektboards und Mindmapping-Tools dienen der Ideenfindung und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Projekten im Team.

In Zeiten des mobilen Internets stehen E-Collaboration-Tools nicht nur auf dem Büro-PC, sondern auch auf Tablets und Smartphones zur Verfügung.

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Filesharing – sicherer Datenaustausch in der Cloud

FilesharingAls Filesharing bezeichnet man ein Verfahren, mit dem sich Dateien unterschiedlichster Größenordnungen online speichern und teilen lassen. So ist nicht nur ein unkomplizierter Versand von Dateien gewährleistet, sondern es können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig z. B. ein Dokument bearbeiten.

Dabei spielt die Datensicherheit eine wesentliche Rolle. Ein modernes Filesharing-System (EFSS – Enterprise File Sharing and Sync) sollte unbedingt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung enthalten. Diese gewährleistet, dass nur Datei-Empfänger und -absender Einblick in die Dateiinhalte haben.

Der Dateitransfer sowie die Speicherung auf Servern in der Cloud geschieht ausschließlich in verschlüsselter Form. Auf diese Art ist es Dritten (z. B. dem Cloud-Provider, aber auch Hackern) unmöglich, Dateiinhalte einzusehen. Der Administrator eines solchen Systems kann lediglich Zugriffsberechtigungen zentral verwalten, aber auch er kann nicht in die gespeicherten Dateien „hineinsehen“.

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Enterprise File Sync and Share – sicherer Datenaustausch für Unternehmen

Verschlüsselter DateiversandDas Teilen, Verteilen und Synchronisieren von Dateien gehört in vielen Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Unangenehm für die IT-Administratoren ist jedoch, dass dies häufig an der IT-Abteilung vorbei geschieht.

Immer noch werden sicherheitsrelevante Dateien unverschlüsselt mit Anhängen per E-Mail ausgetauscht oder – noch schlimmer – unter Zuhilfenahme von öffentlichen Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Drive & Co.

Dieses Sicherheitsproblem wurde mit den Jahren immer akuter, so dass das Analystenhaus Gartner im Jahr 2014 eine neue Produktkategorie ins Leben rief: Enterprise File Sync and Share, kurz EFSS.

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Datenübertragung für alle Anwendungsfälle

DatenübertragungEin cloudbasiertes System für eine verwaltete und sichere Datenübertragung im Unternehmen zwischen Anwendern, Kunden und Geschäftspartnern setzt eine effektive Verschlüsselungstechnik voraus. Entsprechende Lösungen gewährleisten, dass Dokumente und sonstige Dateien sicher übertragen und verwendet werden können.

Plattformunabhängige Clients ermöglichen eine universelle Datenübertragung auf Endgeräten aller Art – ganz gleich, ob im Browser oder in Apps auf Smartphones oder Tablet-PCs.

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