Lösen Sie Ihre Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung über ein einfaches Outlook Add-In

E-Mail-Anhänge beliebiger Größe und komplette E-Mails automatisch in Download-Freigaben umwandeln und verschlüsselt sowie DSGVO-konform versenden

„Den Vertrag bekommen Sie von mir dann gleich per E-Mail." Dieser Satz ist bestimmt auch Ihnen nicht fremd, denn nach wie vor werden viele Daten vorzugsweise per E-Mail übermittelt. Doch kaum jemand denkt darüber nach, dass jede Information in einer E-Mail standardmäßig im Klartext verschickt wird und damit zu einer beliebten Angriffsfläche werden. Vor allem für Unternehmen wird dies oft zum Verhängnis, weil E-Mail-Anhänge, aber auch Mails sehr leicht gehackt werden können. Dabei regelt auch die EU-DSGVO ganz klar, wie sensible Daten per Mail überhaupt versendet werden dürfen. Darüber hinaus müssen auch KRITIS-Unternehmen besondere Anforderungen erfüllen, wenn sie Daten auf diesem Weg übermitteln möchten.

Klassische E-Mail-Verschlüsselungs­programme sind sehr umständlich

Viele Unternehmen suchen daher nach einer Lösung, um sensible Dateien trotzdem sicher und DSGVO-konform per E-Mail versenden zu können. Die beiden gängigsten Formen der klassischen E-Mail-Verschlüsselung sind die asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und PGP (Pretty Good Privacy).

Diese Formen der Verschlüsselung von E-Mails benutzen eine asymmetrische Verschlüsselung, bei der zwei Schlüssel zum Einsatz kommen, die zusammenpassen müssen. Zum Verschlüsseln einer Mail wird ein öffentlicher Schlüssel (Public Key) benutzt, der Mail-Empfänger benötigt zum Entschlüsseln den dazugehörigen Private Key. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass nicht nur der Mail-Inhalt an sich verschlüsselt ist, sondern es ist auch gewährleistet, dass der Absender als derjenige authentifiziert ist, der er vorgibt zu sein.

Wenn Sie diese Verfahren in der Praxis verwenden möchten, um Kontakten eine verschlüsselte E-Mail zu schicken, müssen Sie folglich ein Sicherheitszertifikat auf Ihrem Computer installieren und Ihren Kontakten einen sogenannten „Public Key“ zukommen lassen. Gleichzeitig muss aber auch der Empfänger ein entsprechendes Zertifikat installiert haben und Ihnen den Public Key zukommen lassen, damit Sie wiederum E-Mails empfangen können. Klassische E-Mail-Verschlüsselungsprogramme, welche diese Verschlüsselungs­formen verwenden, sind daher eher umständlich zu bedienen.

Ebenso ist bei der Verwendung einer E-Mail-Verschlüsselung mit OpenPGP und S/MIME der Aufwand für die IT-Abteilung groß: Geltende Zertifikate für diese Form der Verschlüsselung müssen jährlich erneuert werden. Das kostet nicht nur wiederkehrend Geld, sondern auch IT-Ressourcen, weil der Tausch von erfahrenem IT-Fachpersonal durchgeführt werden muss.

Oft ist es jedoch gar nicht nötig, die komplette Mail zu verschlüsseln, da sich die sensiblen Informationen (wie der am Anfang erwähnte Vertrag) im Anhang der Mail befinden. Daher muss sichergestellt werden, dass vor allem der Anhang verschlüsselt zugestellt wird. Trotzdem gibt es auch E-Mails, die höchsten Sicherheitsanforderungen unterliegen – hier ist es notwendig, die vollständige E-Mail verschlüsselt zu versenden.

So versenden Sie E-Mails vollständig verschlüsselt

Mit der E-Mail-Vollverschlüsselung bietet DRACOON für Outlook eine hochsichere Versandmethode für besonders sicherheitskritische E-Mails. Der Begriff "Vollverschlüsselung" bezieht sich auf die Tatsache, dass sowohl die E-Mail-Nachricht selbst als auch etwaige Dateianhänge clientseitig verschlüsselt werden, bevor sie dem Empfänger über DRACOON bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine E-Mail vollständig verschlüsselt versenden möchten, wird die E-Mail-Nachricht automatisch in eine clientseitig verschlüsselte PDF-Datei umgewandelt und mitsamt etwaigen Dateianhängen der E-Mail in einen verschlüsselten Datenraum in DRACOON hochgeladen. Die eigentliche E-Mail-Nachricht mit Anhängen wird nicht per Outlook versendet – stattdessen erhält der Empfänger automatisch eine Benachrichtigungsmail mit einem kennwortgeschützten Freigabe-Link, über den er die PDF-Datei mit der E-Mail-Nachricht und die Dateianhänge sicher aus DRACOON herunterladen kann. Beim Herunterladen werden diese durch Eingabe des Kennworts entschlüsselt und können vom Empfänger geöffnet werden.

Auch wenn die internen Abläufe der E-Mail-Vollverschlüsselung komplex sind, so ist die Verwendung für Absender und Empfänger dennoch einfach und komfortabel. Denn verglichen mit dem regulären E-Mail-Versand ist nur ein zusätzlicher Schritt notwendig: Der Absender muss lediglich ein Kennwort für die E-Mail angeben bzw. erzeugen lassen und dieses dem Empfänger manuell zusenden (z.B. per Chat), damit dieser die E-Mail entschlüsseln und öffnen kann. Alles weitere erledigt DRACOON für Outlook vollautomatisch.

Daher beinhaltet DRACOON für jeden Benutzer neben dem sicheren Speicherort für alle Daten gleichzeitig eine DSGVO-konforme Lösung zur E-Mail-Verschlüsselung – so kommunizieren Sie einfach und sicher per E-Mail – und haben gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Dateien.

Ihre Vorteile der E-Mail-Vollverschlüsselung

• Inhalt und Anhänge einer durch DRACOON für Outlook vollverschlüsselten E-Mail werden nicht über Ihren regulären Mailserver versendet und können daher auf dem Versandweg und durch Server-Administratoren nicht abgegriffen werden.
• Sie werden außerdem nicht im Postfach des Empfängers gespeichert, sodass auch auf Empfängerseite kein Datenabfluss z.B. durch Server-Administratoren möglich ist.
• Die clientseitige Verschlüsselung stellt sicher, dass Inhalt und Anhänge der Mail bereits auf dem PC des Absenders sicher verschlüsselt werden, bevor Sie in DRACOON hochgeladen werden – durch die clientseitige Verschlüsselung wäre z.B. selbst DRACOON als Anbieter in keinem Fall in der Lage, die E-Mail zu entschlüsseln.
• Durch ein Ablaufdatum kann die Verfügbarkeit der E-Mail zeitlich begrenzt werden, sodass Sie danach vom Empfänger nicht mehr heruntergeladen und geöffnet werden kann. Im Bedarfsfall kann die Bereitstellung der E-Mail durch Löschen des Freigabe-Links auch jederzeit vorzeitig beendet werden.
• Absender und Empfänger müssen keine Zertifikate austauschen, wie es bei der in Outlook enthaltenen Mail-Verschlüsselung (per S/MIME) erforderlich ist. Der Absender muss dem Empfänger lediglich ein Kennwort mitteilen.