Dokumentenmanagement beschreibt die datenbankgestützte Verwaltung digitaler Dokumente. Das umfasst sowohl Dokumente, die ursprünglich auf dem Papier erstellt wurden (Scan, Fax) als auch rein digitale Dokumente.
Dokumentenmanagement ermöglicht eine effiziente Organisation mithilfe einer digitalen zentralisierten Dokumentenverwaltung. Es vereinfacht die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit und trägt damit nicht nur zur Produktivität bei, sondern ermöglicht auch die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften.
Dokumentenmanagement wird meist in Unternehmen genutzt und findet überall dort Anwendung, wo mit Dokumenten und Dateien gearbeitet wird. Beispielsweise bei der Verwaltung von Verträgen, beim Teilen von Dokumenten oder Informationen oder auch beim Wissens- oder Personalmanagement. Nichts desto trotz kann Dokumentenmanagement ebenso für den privaten Bereich genutzt werden.
Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente sicher und geordnet zu speichern und gewähren gleichzeitig den einfachen Zugang. Dafür ist Dokumentenmanagement-Software mit diversen Integrationsmöglichkeiten ausgestattet, um Dokumente verschiedener Systeme und Abteilungen zentral zu verwalten.
DMS bieten außerdem eine Versionskontrolle, d. h., dass alle an Dateien vorgenommenen Änderungen genau nachvollzogen und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können.
Darüber hinaus stehen Suchfunktionen zur Verfügung, mit denen Benutzer schnell die benötigten Dokumente und darin enthaltene Informationen finden können, ohne sich in einem Meer von Dokumenten zu verlieren. Sicherheitsmaßnahmen sind ebenfalls mit an Bord, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolllisten und Prüfprotokolle, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.
Digitales Dokumentenmanagement findet entweder auf einem eigenen Server oder in der Cloud statt. Beim Cloud-Dokumentenmanagement werden Dokumente verschlüsselt und sicher in einem zentralen Repository gespeichert.
Das ermöglicht neben der ortsunabhängigen Dokumentenverwaltung eine synchrone Zusammenarbeit und verhindert, dass verschiedene Versionen desselben Dokuments entstehen. Anwender können Dateien im Cloud-Speicher auch verschlagworten oder Kommentare hinzufügen, was die Suche erleichtert und die Zusammenarbeit unterstützt.
DMS sind heute überall dort vertreten, wo mit digitalen Dokumenten gearbeitet wird. Das betrifft Unternehmen, Behörden, öffentliche Einrichtungen oder auch die private Organisation.
Papierkriegsveteranen führen als Argument gegen digitales Dokumentenmanagement gerne an, dass Papierdokumente immer verfügbar sind, auch wenn die Technik den Geist aufgibt. Auch die einmalige Echtheit der Dokumente wird angeführt, an die eine digitale Kopie niemals heran käme.
Etwas vernachlässigt wird dabei, dass Papier in der Verwaltung zahllose Nachteile mit sich bringt, die sich sehr gut mit dem Wort "ineffizient" zusammenfassen lassen. Papier geht leicht verloren, kann falsch abgelegt werden, ist mühsam zu archivieren, benötigt viel Platz, ist langsam beim Transport, ...
Es ist schwer einen Streit gegen papierloses Dokumentenmanagement zu gewinnen. In der Cloud sind Dokumente durch Verschlüsselungstechnologien sicherer aufgehoben und gehen nur schwer verloren. Ein weiterer unschätzbarer Vorteil ist die Tatsache, dass datenbankgestützte Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können - und das standortunabhängig. Zu guter Letzt lassen sich digitale Dokumente schnell mit Kollegen teilen oder mit einem Klick als E-Mail-Anhang versenden.
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