Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Verwaltungen, Behörden und Unternehmen setzen im Rahmen der digitalen Transformation zunehmend auf elektronisches Dokumentenmanagement. Es soll die Verarbeitung von Informationen erleichtern und dadurch Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Unter Dokumentenmanagement versteht man primär die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Alle Dokumente sind in unterschiedlichsten Formaten digitalisiert und befinden sich auf den Endgeräten der Anwender wie PC oder Notebook, Tablet-PC oder Smartphone. Die Dokumente können inhaltlich entweder ausschließlich elektronisch erstellt (z. B. Textverarbeitung oder Rechnungserstellungen per Software) oder ursprünglich auf Papier erstellt worden sein (Scans oder Telefaxe).

Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen

Zu den wichtigsten Jobs eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gehören die Verwaltung, aber auch die Erfassung und die Ablage von Dokumenten. Auch eine Suchfunktion gehört zu den Kernaufgaben eines Datenmanagementsystems. Die Dokumentenerfassung beinhaltet die Sammlung von Dokumenten. Dazu gehört auch das Einscannen von papierbasierten Dokumenten (Belege, Rechnungen, Verträge usw.). Die Ablage dient der Sicherung, Archivierung sowie der Versionierung von Dokumenten. In der Dokumentenverwaltung werden die richtigen Zugriffsrechte der Dokumente eingestellt (es soll schließlich nicht jeder alles „sehen“ dürfen). Des Weiteren kümmert sich die Dokumentenverwaltung um Verschlagwortung, Meta-Informationen und eine sinnvolle Ablagestruktur. In der Dokumenten-Suchfunktion wird ein Volltext-Index sowie die Nutzung der Meta-Informationen integriert, auch hier spielt die Zugriffskontrolle eine wesentliche Rolle.

Einsatzgebiete von Dokumentationsmanagementsystemen

Nicht nur im kaufmännischen Bereich ist das Dokumentenmanagement inzwischen weit verbreitet. Auch in Behörden, Bibliotheken sowie im privaten Umfeld sind DMS-Systeme häufig zu finden. In Unternehmen fassen Dokumentationsmanagementsysteme die oben genannten Hauptaufgaben in einer Software zusammen, was der Gesamtorganisation des Unternehmens zugute kommt. Höhere Transparenz und eine reduzierte Fehleranfälligkeit sind weitere Punkte, die für Dokumentationsmanagementsysteme sprechen. In aller Regel lassen sich DMS-Systeme mit der gängigen Bürosoftware verknüpfen, so dass bei der Einführung eines DMS nur wenig umgelernt werden muss. Zudem lässt sich der Datenaustausch mit internen und externen Partnern einfach umsetzen. Und nicht zuletzt lassen sich elektronische Dokumente durch Schnittstellen sehr leicht in Projektmanagement-Software integrieren

DMS vs. Papier – die Vorteile

Verfechter des guten alten Papiers führen in ihren Argumentationen immer wieder an, dass Papierdokumente ständig verfügbar und nicht von Technik abhängig seien. Auch wird die Echtheit der Dokumente durch ihre Einmaligkeit genannt. Die elektronische Dokumentation hingegen führt immer wieder die Schwachstellen der früheren Papierwelt ans Licht: Papier geht schnell verloren und kann falsch abgelegt werden. Die Archivierung ist mühsam, der Papiertransport ist langsam. Auf einem Server mit entsprechenden Backup-Systemen oder gar in der Cloud sind Dokumente wesentlich sicherer aufgehoben und gehen mit Verschlüsselungstechnologien nur schwer verloren. Die Ablage ist durch passende Strukturierung wesentlich übersichtlicher und kann viel einfacher bearbeitet werden. Ein weiterer unschätzbarer Vorteil ist die Tatsache, dass datenbankgestützte Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können. Darüber hinaus können elektronische Dokumente (oder Verweise zu ihnen) sehr einfach und vor allen Dingen schnell per Cloud oder E-Mail versendet werden.

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