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Lösen Sie Ihre Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung über ein einfaches Outlook Add-In

 

E-Mail-Anhänge beliebiger Größe und komplette E-Mails automatisch in Download-Freigaben umwandeln und verschlüsselt sowie DSGVO-konform versenden

„Ich schicke Ihnen den Vertrag dann im Anschluss per E-Mail.“ – Diesen Satz hat wohl jeder schon einmal gehört. Denn die E-Mail ist nach wie vor die beliebteste Art, um Informationen und Dateien auszutauschen. Aber kaum jemanden ist bewusst, dass sämtliche Informationen im Klartext versendet werden. Das ist besonders im Geschäftsumfeld verheerend, da E-Mails und E-Mail-Anhänge mit relativ geringem Aufwand abgefangen werden können. Zumal nicht nur die EU-DSGVO an den Versand von Daten spezielle Anforderungen stellt, sondern auch KRITIS-Unternehmen besondere Auflagen erfüllen müssen.

 

Klassische E-Mail-Verschlüsselungs­programme sind sehr umständlich

Viele Unternehmen suchen daher nach einer Lösung, um sensible Dateien trotzdem sicher und DSGVO-konform per E-Mail versenden zu können. Die beiden gängigsten Formen der klassischen E-Mail-Verschlüsselung sind die asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und PGP (Pretty Good Privacy).

Diese Formen der Verschlüsselung von E-Mails benutzen eine asymmetrische Verschlüsselung, bei der zwei Schlüssel zum Einsatz kommen, die zusammenpassen müssen. Zum Verschlüsseln einer Mail wird ein öffentlicher Schlüssel (Public Key) benutzt, der Mail-Empfänger benötigt zum Entschlüsseln den dazugehörigen Private Key. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass nicht nur der Mail-Inhalt an sich verschlüsselt ist, sondern es ist auch gewährleistet, dass der Absender als derjenige authentifiziert ist, der er vorgibt zu sein.

Wenn Sie diese Verfahren in der Praxis verwenden möchten, um Kontakten eine verschlüsselte E-Mail zu schicken, müssen Sie folglich ein Sicherheitszertifikat auf Ihrem Computer installieren und Ihren Kontakten einen sogenannten „Public Key“ zukommen lassen. Gleichzeitig muss aber auch der Empfänger ein entsprechendes Zertifikat installiert haben und Ihnen den Public Key zukommen lassen, damit Sie wiederum E-Mails empfangen können. Klassische E-Mail-Verschlüsselungsprogramme, welche diese Verschlüsselungs­formen verwenden, sind daher eher umständlich zu bedienen.

Ebenso ist bei der Verwendung einer E-Mail-Verschlüsselung mit OpenPGP und S/MIME der Aufwand für die IT-Abteilung groß: Geltende Zertifikate für diese Form der Verschlüsselung müssen jährlich erneuert werden. Das kostet nicht nur wiederkehrend Geld, sondern auch IT-Ressourcen, weil der Tausch von erfahrenem IT-Fachpersonal durchgeführt werden muss.

Oft ist es jedoch gar nicht nötig, die komplette Mail zu verschlüsseln, da sich die sensiblen Informationen (wie der am Anfang erwähnte Vertrag) im Anhang der Mail befinden. Daher muss sichergestellt werden, dass vor allem der Anhang verschlüsselt zugestellt wird. Trotzdem gibt es auch E-Mails, die höchsten Sicherheitsanforderungen unterliegen – hier ist es notwendig, die vollständige E-Mail verschlüsselt zu versenden.

Einfache Lösung zur E-Mail-Verschlüsselung mit DRACOON für Outlook

DRACOON hat für die E-Mail-Verschlüsselung ein modernes Add-In für Microsoft Outlook (für Windows) entwickelt, das die alltägliche Kommunikation einfach und sicher gestaltet.

Die Datei-Anhänge werden sicher auf der DRACOON-Plattform gespeichert und dort durch umfassende Maßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Anstatt der Anhänge werden verschlüsselte Freigabe-Links verschickt.

Mit DRACOON für Outlook lösen Sie Ihre Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung über ein einfaches Outlook Add-In

So versenden Sie E-Mails vollständig verschlüsselt

Mit der E-Mail-Vollverschlüsselung bietet DRACOON für Outlook eine hochsichere Versandmethode für besonders sicherheitskritische E-Mails. Der Begriff "Vollverschlüsselung" bezieht sich auf die Tatsache, dass sowohl die E-Mail-Nachricht selbst als auch etwaige Dateianhänge clientseitig verschlüsselt werden, bevor sie dem Empfänger über DRACOON bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine E-Mail vollständig verschlüsselt versenden möchten, wird die E-Mail-Nachricht automatisch in eine clientseitig verschlüsselte PDF-Datei umgewandelt und mitsamt etwaigen Dateianhängen der E-Mail in einen verschlüsselten Datenraum in DRACOON hochgeladen. Die eigentliche E-Mail-Nachricht mit Anhängen wird nicht per Outlook versendet – stattdessen erhält der Empfänger automatisch eine Benachrichtigungsmail mit einem kennwortgeschützten Freigabe-Link, über den er die PDF-Datei mit der E-Mail-Nachricht und die Dateianhänge sicher aus DRACOON herunterladen kann. Beim Herunterladen werden diese durch Eingabe des Kennworts entschlüsselt und können vom Empfänger geöffnet werden.

DRACOON - Vollständig verschlüsselte E-Mails

Auch wenn die internen Abläufe der E-Mail-Vollverschlüsselung komplex sind, so ist die Verwendung für Absender und Empfänger dennoch einfach und komfortabel. Denn verglichen mit dem regulären E-Mail-Versand ist nur ein zusätzlicher Schritt notwendig: Der Absender muss lediglich ein Kennwort für die E-Mail angeben bzw. erzeugen lassen und dieses dem Empfänger manuell zusenden (z.B. per Chat), damit dieser die E-Mail entschlüsseln und öffnen kann. Alles weitere erledigt DRACOON für Outlook vollautomatisch.

Daher beinhaltet DRACOON für jeden Benutzer neben dem sicheren Speicherort für alle Daten gleichzeitig eine DSGVO-konforme Lösung zur E-Mail-Verschlüsselung – so kommunizieren Sie einfach und sicher per E-Mail – und haben gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Dateien.

 

Ihre Vorteile der E-Mail-Vollverschlüsselung

  • Inhalt und Anhänge einer durch DRACOON für Outlook vollverschlüsselten E-Mail werden nicht über Ihren regulären Mailserver versendet und können daher auf dem Versandweg und durch Server-Administratoren nicht abgegriffen werden.
  • Sie werden außerdem nicht im Postfach des Empfängers gespeichert, sodass auch auf Empfängerseite kein Datenabfluss z.B. durch Server-Administratoren möglich ist.
  • Die clientseitige Verschlüsselung stellt sicher, dass Inhalt und Anhänge der Mail bereits auf dem PC des Absenders sicher verschlüsselt werden, bevor Sie in DRACOON hochgeladen werden – durch die clientseitige Verschlüsselung wäre z.B. selbst DRACOON als Anbieter in keinem Fall in der Lage, die E-Mail zu entschlüsseln.
  • Durch ein Ablaufdatum kann die Verfügbarkeit der E-Mail zeitlich begrenzt werden, sodass Sie danach vom Empfänger nicht mehr heruntergeladen und geöffnet werden kann. Im Bedarfsfall kann die Bereitstellung der E-Mail durch Löschen des Freigabe-Links auch jederzeit vorzeitig beendet werden.
  • Absender und Empfänger müssen keine Zertifikate austauschen, wie es bei der in Outlook enthaltenen Mail-Verschlüsselung (per S/MIME) erforderlich ist. Der Absender muss dem Empfänger lediglich ein Kennwort mitteilen.
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Vollverschlüsselt

In besonderen Fällen, z.B. bei E-Mails mit höchsten Sicherheitsanforderungen, können Sie eine E-Mail mit DRACOON für Outlook vollständig verschlüsseln und als DRACOON-Freigabe versenden. Hierbei werden sowohl der E-Mail-Inhalt als auch etwaige Dateianlagen der E-Mail in einen verschlüsselten Datenraum in DRACOON hochgeladen. 

Vollautomatisch

Wenn Dateianhänge an eine E-Mail anfügt werden, ersetzt DRACOON für Outlook diese vollautomatisch durch eine Freigabe. Dabei wird der Anhang in DRACOON hochgeladen, eine Freigabe für die Datei erzeugt und ein dazugehöriger Download-Link in die Mail eingefügt. Gleichzeitig wird der Anhang von der Mail entfernt.

Übersichtlich

Der Status der aktiven Freigaben kann eingesehen werden. Bei Bedarf lässt sich eine bereits erteilte Freigabe sogar zurückziehen oder löschen. Außerdem kann ein Freigabe-Link in die Zwischenablage kopiert werden, um diesen nachträglich an weitere Personen zur Nutzung weiterzuleiten.

Kennwortschutz per SMS

Freigaben lassen sich zusätzlich mit einem Kennwort absichern. Das Freigabe-Kennwort sollte aus Sicherheitsgründen auf separatem Wege übermitteln werden – beispielsweise per SMS. Dies kann ebenso bequem über DRACOON für Outlook realisiert werden.

Empfangene Anhänge

Dateien, die per E-Mail-Anhang empfangen werden, lassen sich direkt über DRACOON für Outlook in DRACOON hochladen und speichern.

Gespeicherte Dateien

Freigaben für Dateien, Ordner und ganze Datenräume, die bereits in DRACOON gespeichert sind, können bequem erstellt und per E-Mail versendet werden.

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E-Mail-Verschlüsselung mit DRACOON: Sicher und DSGVO-konform

Lösen Sie Ihre Anforderungen an die E-Mail-Verschlüsselung und DSGVO / Datenschutz über ein einfaches Outlook Add-In: 
Mit DRACOON für Outlook können Sie E-Mails weiterhin in der gewohnten Arbeitsumgebung schreiben und beliebig große Anhänge hinzufügen. Diese, und bei Bedarf auch die komplette E-Mail, werden automatisiert in DRACOON gespeichert und sicher sowie DSGVO-konform versendet.

Zusätzlich können Sie die Gültigkeitsdauer des Links oder die Anzahl der Downloads beschränken sowie ein Kennwort setzen. Das Kennwort können Sie direkt aus DRACOON für Outlook versenden.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.

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Dann können Sie DRACOON für Outlook direkt downloaden und sofort nutzen:
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Lernen Sie, wie man DRACOON für Outlook benutzt und wie es auch Ihr tägliches Arbeiten mit sensiblen Daten erleichtert:
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