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Lösen Sie Ihre Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung über ein einfaches Outlook Add-In

 

E-Mail-Anhänge beliebiger Größe automatisch in Download-Freigaben umwandeln und verschlüsselt sowie DSGVO-konform versenden

„Ich schicke Ihnen den Vertrag dann im Anschluss per E-Mail.“ – Diesen Satz hat wohl jeder schon einmal gehört. Denn die E-Mail ist nach wie vor die beliebteste Art, um Informationen und Dateien auszutauschen. Aber kaum jemanden ist bewusst, dass sämtliche Informationen im Klartext versendet werden. Das ist besonders im Geschäftsumfeld verheerend, da E-Mails und E-Mail-Anhänge mit relativ geringem Aufwand abgefangen werden können.

 

Klassische E-Mail-Verschlüsselungs­programme sind sehr umständlich

Viele Unternehmen suchen daher nach einer Lösung, um sensible Dateien trotzdem sicher und DSGVO-konform per E-Mail versenden zu können. Die beiden gängigsten Formen der klassischen E-Mail-Verschlüsselung sind die asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und PGP (Pretty Good Privacy).

Diese Formen der Verschlüsselung von E-Mails benutzen eine asymmetrische Verschlüsselung, bei der zwei Schlüssel zum Einsatz kommen, die zusammenpassen müssen. Zum Verschlüsseln einer Mail wird ein öffentlicher Schlüssel (Public Key) benutzt, der Mail-Empfänger benötigt zum Entschlüsseln den dazugehörigen Private Key. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass nicht nur der Mail-Inhalt an sich verschlüsselt ist, sondern es ist auch gewährleistet, dass der Absender als derjenige authentifiziert ist, der er vorgibt zu sein.

Wenn Sie diese Verfahren in der Praxis verwenden möchten, um Kontakten eine verschlüsselte E-Mail zu schicken, müssen Sie folglich ein Sicherheitszertifikat auf Ihrem Computer installieren und Ihren Kontakten einen sogenannten „Public Key“ zukommen lassen. Gleichzeitig muss aber auch der Empfänger ein entsprechendes Zertifikat installiert haben und Ihnen den Public Key zukommen lassen, damit Sie wiederum E-Mails empfangen können.

Im Mai 2018 veröffentlichten Sicherheitsexperten eine Sicherheitslücke (Efail) in der E-Mail-Verschlüsselung mit OpenPGP und S/MIME. Verschlüsselte E-Mails waren in den E-Mail-Programmen Microsoft Outlook, Apple Mail oder Thunderbird anfällig gegen Angriffe. Für die Zukunft ist daher nicht auszuschließen, dass es erneut zu Sicherheitslücken kommt.

Klassische E-Mail-Verschlüsselungsprogramme, welche diese Verschlüsselungs­formen verwenden und die komplette E-Mail verschlüsseln, sind daher eher umständlich zu bedienen, da die E-Mails häufig über ein extra Portal abgerufen werden müssen.

Oft ist es jedoch gar nicht nötig, die komplette Mail zu verschlüsseln, da sich die sensiblen Informationen (wie der am Anfang erwähnte Vertrag) im Anhang der Mail befinden. Daher muss sicher gestellt werden, dass vor allem der Anhang verschlüsselt zugestellt wird.

Einfache Lösung zur E-Mail-Verschlüsselung mit DRACOON für Outlook

DRACOON hat für die E-Mail-Verschlüsselung ein modernes Add-In für Microsoft Outlook (für Windows) entwickelt, das die alltägliche Kommunikation einfach und sicher gestaltet:

Die Datei-Anhänge werden auf einer Plattform zum sicheren Informationsaustausch gespeichert. Dort werden sie durch umfassende Maßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie Kennwort geschützt. Versendet werden die Mail-Anhänge als verschlüsselter Download-Link.

Bei einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden im Unterschied zu einer reinen Transportverschlüsselung nicht die einzelnen Abschnitte im Versandkanal verschlüsselt, sondern jeder einzelne Freigabe-Link selbst. Um den Inhalt des Freigabe-Links herunterzuladen, muss das entsprechende Kennwort eingegeben werden. Dies kann beispielsweise direkt aus DRACOON per SMS übermittelt werden.

Daher können nur Sender und Empfänger die Download-Freigabe einsehen. Weder DRACOON als Anbieter der Software kann den Freigabe-Link entschlüsseln, noch haben potentielle Angreifer die Möglichkeit, die E-Mails unterwegs zu manipulieren. Damit erfüllt nur diese Technik die drei Ziele der DSGVO: Vertraulichkeit, Authentizität, Integrität.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Verschlüsselung bei DRACOON.

So kommunizieren Sie einfach und sicher per E-Mail – und haben gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Dateien.

Mit DRACOON für Outlook lösen Sie Ihre Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung über ein einfaches Outlook Add-In
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Übersichtlich

Der Status der aktiven Freigaben kann eingesehen werden. Bei Bedarf lässt sich eine bereits erteilte Freigabe sogar zurückziehen oder löschen. Außerdem kann ein Freigabe-Link in die Zwischenablage kopiert werden, um diesen nachträglich an weitere Personen zur Nutzung weiterzuleiten.

Vollautomatisch

Wenn Dateianhänge an eine E-Mail anfügt werden, ersetzt DRACOON für Outlook diese vollautomatisch durch eine Freigabe. Dabei wird der Anhang in DRACOON hochgeladen, eine Freigabe für die Datei erzeugt und ein dazugehöriger Download-Link in die Mail eingefügt. Gleichzeitig wird der Anhang von der Mail entfernt.

Dateianfragen

Ebenso können Dateianfragen über DRACOON für Outlook erstellt werden: Externe Nutzer können über ihren Browser Dateien in die bereitgestellten Datenräume oder Ordner hochladen.

Kennwortschutz per SMS

Jede Freigabe lässt sich zusätzlich mit einem Kennwort absichern. Das Freigabe-Kennwort sollte aus Sicherheitsgründen auf separatem Wege übermitteln werden – beispielsweise per SMS. Dies kann ebenso bequem über DRACOON für Outlook realisiert werden.

Empfangene Anhänge

Dateien, die per E-Mail-Anhang empfangen werden, lassen sich direkt über DRACOON für Outlook hochladen und speichern

Gespeicherte Dateien

Freigaben für Dateien, Ordner und ganze Datenräume, die bereits in DRACOON gespeichert sind, können bequem erstellt und per E-Mail versendet werden.

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E-MAIL-VERSCHLÜSSE­LUNG: SICHER UND DSGVO-KONFORM

Lösen Sie Ihre Anforderungen an die E-Mail-Verschlüsselung und Datenschutz über ein einfaches Outlook Add-In:
Mit DRACOON für Outlook können Sie E-Mails weiterhin in der gewohnten Arbeitsumgebung schreiben und nach Bedarf beliebig große Anhänge hinzufügen. Diese werden als Download-Freigabe sicher versendet.

Ebenso können Sie die E-Mail an sich bzw. den E-Mail-Body in DRACOON speichern und als Download-Freigabe sicher übermitteln.

Zusätzlich können Sie die Gültigkeitsdauer des Links oder die Anzahl der Downloads beschränken sowie ein Kennwort setzen. Das Kennwort können Sie direkt aus DRACOON für Outlook versenden.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.

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Sie verwenden DRACOON bereits?

Dann können Sie DRACOON für Outlook direkt downloaden und sofort nutzen:
Download DRACOON für Outlook

Lernen Sie, wie man DRACOON für Outlook benutzt und wie es auch Ihr tägliches Arbeiten mit sensiblen Daten erleichtert:
Video-Tutorials DRACOON für Outlook

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