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Datentransfer und Datenaustausch

 

Inhaltsverzeichnis 

  1. Was ist Datentransfer
  2. Datentransfer und Datenschutzgesetze
  3. Das bedeutet Datentransfer für die Digitalisierung
  4. So funktioniert digitaler Datenaustausch über das Internet heute

 

 

 

Was ist Datentransfer?

Unter dem Begriff Datentransfer versteht man alle Methoden, die Informationen von einem Sender (Informationsquelle) zu einem Empfänger (Informationssenke) übermitteln. Er umfasst also im Kern die Übertragung von digitalen Daten und wird auch als Daten- oder Informationsübertragung bezeichnet. Der Transfer erfolgt dabei über das Internet.

Im Vergleich zu einem physischen Versand spielt der Ort des Absenders und des Empfängers bei einem digitalen Datenaustausch keine Rolle. Der Datentransfer kann von überall aus erfolgen und er unterstützt sowohl die Kollaboration mit Externen als auch die Produktivität der eigenen Mitarbeiter, weil jeder Beteiligte eines Projektes zu jeder Zeit an jedem Ort auf relevante Daten zugreifen und sie bearbeiten kann.

Der Begriff „Datenübermittlung“ wird auch im Datenschutzrecht als feststehender Begriff verwendet. Nach § 3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) versteht man darunter „das Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an einen Dritten in der Weise, dass die Daten an den Dritten weitergegeben werden oder der Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltene Daten einsieht oder abruft“. Die Übermittlung fällt unter den Oberbegriff der Datenverarbeitung.

 

 

 

Datentransfer und Datenschutzgesetze

Besondere Maßnahmen für den Datentransfer gelten laut § 44 ff. DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) dann, wenn sich der Empfänger der Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes befindet. Aber auch jüngste Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) beschäftigen sich mit den Rahmenbedingungen für den internationalen Datentransfer. Demnach ist der sogenannte Privacy Shield für Datenübermittlungen seit Juli 2020 in die USA ungültig. Das bedeutet, dass Unternehmen den Privacy Shield nicht mehr als Transfermechanismus nutzen dürfen, um personenbezogene Daten rechtskonform in die USA zu übermitteln.

Exkurs: Das steckt hinter dem Privacy Shield

Hinter dem EU-US-Privacy Shield (auch EU-US-Datenschutzschild genannt) versteht man eine informelle Absprache, die 2015/2016 zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika ausgehandelt wurde. Im Juli 2016 hatte die EU-Kommission festgelegt, dass die Vorgaben des Datenschutzschildes dem Niveau des europäischen Datenschutzes entsprechen. Vier Jahre später wurde dieses Abkommen jedoch durch das sogenannten Schrems II-Urteil des EuGH gekippt. Daten außerhalb der EU bzw. des europäischen Wirtschaftsraumes in sogenannte Drittstaaten übertragen werden, stellt die DSGVO besondere Anforderungen an den Datenschutz. Und das gilt bereits, wenn in einem Unternehmen Daten via Backup in einer Cloud gespeichert werden oder die Software, mit der ein Newsletter erstellt wird, aus den USA stammt. Gleiches gilt jedoch auch, wenn Daten aus verschiedenen Unternehmen, die jedoch alle zum gleichen Konzern gehören, übertragen werden.

Das Schrems II-Urteil erlaubt zwar, dass Unternehmen, die in der Praxis besonders wichtigen EU-Standarddatenschutzklauseln weiterhin für die Übermittlung von Daten in die USA oder andere Drittländer einsetzen – allerdings in eigener Verantwortung. Dabei müssen sie im Rahmen des Einzelfalls prüfen, ob ein gleichwertiges Schutzniveau wie in der EU bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten gewährleistet wird. Damit weist der EuGH und der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) mit der Einzelfallprüfung ganz klar die Verantwortung den Unternehmen zu. Die veränderte Rechtslage stellt Unternehmen vor weitere Herausforderungen und sollte deshalb auch die Entscheidung bei der Wahl des Cloud-Anbieters beeinflussen. Hat dieser seinen Sitz in den USA oder einem Land außerhalb der EU, hat dies auch Auswirkungen darauf, wie der Datentransfer erfolgen muss bzw. ob dieser überhaupt erlaubt ist.

 

 

 

Das bedeutet Datentransfer für die Digitalisierung

Mit der voranschreitenden Digitalisierung wird auch die Möglichkeit zum schnellen Austausch umfangreicher Datenmengen in Echtzeit wichtiger. Gerade in Zeiten, in denen verstärkt aus dem Homeoffice oder auch an unterschiedlichen Orten gearbeitet wird, bekommt ein schneller Datentransfer übers Internet eine noch stärkere Bedeutung. Zugleich verschafft er viele Freiräume, weil viele Tätigkeiten nicht mehr nur an einen Ort, eine Zeit oder ein Gerät gebunden sind.

Durch die Digitalisierung wird allerdings auch die Handhabung von Daten immer umfangreicher. Jede Art von personenbezogener Datenverarbeitung unterliegt einem besonderen Schutz und muss vor allem in Deutschland und der EU hohen Anforderungen gerecht werden. Damit der Datentransfer einen optimalen Nutzen und zugleich eine Rechtssicherheit bietet, müssen Themen wie Zugriffsrechte, eine Kontrolle und gleichzeitig die Art und Weise, wie Daten getauscht werden, klar festgelegt sein. Denn gerade eine möglichst effiziente und durchdachte Nutzung von digitalen Daten bildet den entscheidenden Treiber und damit einen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen in der Digitalisierungsstrategie. Hier gilt es Geschäftsprozesse zu standardisieren, Informationen intelligent zu nutzen und die Effizienz in allen Vorgängen zu steigern. Eine Kernaufgabe entfällt dabei auf die IT: Sie ist dafür verantwortlich, diese Prozesse rechtskonform und technisch zu ermöglichen und maximal abzusichern, ohne dass die Usability für den Anwender darunter leidet.

Exkurs: Gefährliche Datenübermittlung via USB-Stick

Auch heute besteht die größte Gefahr immer noch darin, dass Unternehmensdaten sorglos auf einem USB-Stick gespeichert werden. Was im ersten Moment praktisch aussieht, birgt jedoch maximale Gefahren. Denn scheidet ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus oder gerät der Stick in falsche Hände, ist schlichtweg nicht mehr nachzuvollziehen, wo unternehmenskritische oder auch personenbezogene Daten landen und was mit ihnen weiter passiert. Damit sind auch die Vorgaben der DSGVO nicht mehr zu erfüllen. Deshalb müssen Unternehmen klar festlegen, wie Daten in- und extern sicher getauscht werden können.

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So funktioniert digitaler Datenaustausch über das Internet heute

Um Daten digital zu tauschen gibt es unterschiedliche Optionen, beispielsweise über einen klassischen E-Mail-Anhang, einen Freigabe-Link, via Upload in die Cloud oder auch über einen FTP-Server. Im Vordergrund steht jedoch eine sichere Datenübertragung – deshalb bietet sich hier besonders eine Cloud für den Datenaustausch an.

Vom Adhoc-Datentransfer zum modernen File Service

Die Anforderungen an den Datentransfer haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Während es zu Beginn darum ging, dass ein kleiner Anteil an Mitarbeitern bereits damit zufrieden war, im Rahmen eines Adhoc-Transfers sicher Daten zu versenden oder zu empfangen, wuchsen die Bedürfnisse dort, wo viele Mitarbeiter entweder an unterschiedlichen Projekten, Standorten oder mit externen Beteiligten zusammenarbeiten mussten. Während es beim Adhoc-Datentransfer lediglich darum ging, Daten zu tauschen, waren hier sichere Collaboration Tools gefragt, die vor allem auf Basis von unterschiedlichen Zugriffsrechten (wie beispielsweise nur Leserechten oder aber auch Schreib- und vollständigen Bearbeitungsrechten) Möglichkeiten schufen, damit Daten von unterschiedlichen Bedarfsgruppen und Orten bearbeitet werden konnten. Schieden involvierte Personen aus, mussten diese in Echtzeit aus dem System und damit auch von Datenzugriffen entbunden werden können. Mit sogenannten Enterprise File Sync and Share Services hingegen können Dokumente und Dateien einerseits auf diversen Endgeräten synchronisiert, aber auch mit anderen Benutzern geteilt werden. Die Daten werden dabei zentral und geschützt in einer Cloud gespeichert. Bei diesen EFSS-Systemen erfolgt der Zugriff über einen Webbrowser und eine entsprechende Software oder Apps, die zur Synchronisation der eingebundenen Endgeräte dienen. Ein EFFS-System umfasst jedoch nicht nur die grundlegende Synchronisation von Daten mit Freigabe- und Upload-Funktionen, sondern auch die klassischen Möglichkeiten zur Kollaboration, die beispielsweise dafür sorgen, dass Daten nicht via Mail-Anhang versendet werden oder auch verschiedene Versionsstände von Dateien möglich sind.

Verschlüsselte Datenübertragung

Damit der Datentransfer verschlüsselt durchgeführt werden kann, müssen die Daten verschlüsselt versendet werden. Bei einer clientseitigen Verschlüsselung werden die Informationen bereits am Gerät des Absenders verschlüsselt, bleiben auf dem Übermittlungsweg gesichert und können nur von einem autorisierten Empfänger verwertet werden, weil sie erst dann wieder entschlüsselt werden. So wird sichergestellt, dass die zu übermittelnden Informationen vor dem unbefugten Zugriff eines Dritten, Cyberkriminalität und Wirtschaftsspionage geschützt sind. Vor allem personenbezogene oder sensible Geschäftsdaten sollten deshalb niemals ungesichert übermittelt werden.

Elektronischer Datenaustausch

Auch große Datenmengen lassen sich via Cloud einfach und schnell per Download-Freigabe bereitstellen. Hier kann der Absender nicht nur die Anzahl der Downloads einschränken, sondern auch generell festlegen, wie lange die Daten zur Verfügung stehen sollen. Einen erweiterten Schutz bietet die zusätzliche Vergabe eines Passworts, das getrennt von der Download-Freigabe, die per Mail versandt wird, auf einem anderen Kommunikationsweg zugestellt wird. Durch entsprechendes Outlook Add-In lassen sich Dateianhänge von E-Mails sogar automatisch in Download-Freigaben umwandeln und in der Cloud sichern.

Projektbezogener Datenaustausch online

Gerade bei der Zusammenarbeit im Team bieten sich eigene Datenräume für Projekte an. Innerhalb dieser Datenräume kann der Raum-Administrator jederzeit weitere Personen hinzufügen und ihnen somit den vorgesehenen Zugriff (wahlweise nur ein Leserecht, ein Schreibrecht usw.) ermöglichen. Über sogenannte Notizfunktionen oder aber auch Benachrichtigungen via Mail beim Upload neuer Dateien bleiben alle projektbeteiligten Personen auf dem aktuellsten Stand.

Sicherer Datenaustausch in der Cloud mit kontrolliertem Zugriff

Moderne Enterprise File Services bieten zudem ein feingranulares Rechtesystem. Hier kann klar definiert werden, welcher Person welche Rechte bei der Einsicht und der Bearbeitung von Daten eingeräumt werden soll. Da diese Berechtigungen nicht an ein Gerät, sondern einen Benutzer gekoppelt sind, sorgt der Cloud-Service dafür, dass alle Daten auch auf allen Endgeräten verfügbar sind, mit denen der jeweilige Nutzer arbeitet. Scheidet beispielsweise ein Mitarbeiter aus, reicht ein Klick, um sämtliche Berechtigungen zu löschen.

Die Speicherung der Daten funktioniert vor allem Laptop oder PC besonders einfach. Der Enterprise File Service kann hier nämlich wie ein eigenes Laufwerk eingebunden werden und der Nutzer speichert seine Daten einfach auf einem virtuellen Laufwerk, ohne sein gewohntes Verhalten beim Ablegen von Informationen großartig verändern zu müssen. Darüber hinaus kann die Cloud auch über einen Webbrowser oder eine App gesteuert werden.

Einen Einblick über das, was mit den Daten geschieht bzw. welche Daten wann bearbeitet wurden, liefert wiederum ein Reportingtool. Sollten größere Datenmengen abfließen, lassen sich auch hier entsprechende Alerts erstellen, die automatisch warnen.

Enterprise File Service als zentraler Speicher für alle Daten

Via API dient der Cloud Service auch als zentrales Herzstück und Datenspeicher. So kann jedes angeschlossene System zwar auf die benötigten Informationen zugreifen und sie verarbeiten, aber es wird vermieden, dass die Daten an verschiedenen Stellen im Unternehmen liegen. Mit einem zertifizierten Enterprise File Service lassen sich also sämtliche Möglichkeiten des internen und externen elektronischen Datenaustausches nutzen – das sorgt für einen sicheren Datentransfer.

Im Bereich Datentransfer / Datenaustausch sollten auch die folgenden Themen beachtet werden. 

mit unbegrenzter Laufzeit

Datentransfer via Cloud Computing und Cloud Services

Unter einem cloudbasierten Service versteht man IT-Lösungen, die durch das Internet gestützt von einem Provider angeboten werden. Darunter fallen auch Cloud-Lösungen, die selbst gehostet werden. 

Die Cloud besticht dadurch, dass sich der Provider um die Wartung, die Pflege, die Verfügbarkeit und die Sicherheit kümmert. Im Vergleich zu einer eigenen IT-Infrastruktur schneidet die Cloud in punkto Kosten und Sicherheit also deutlich besser ab. Mehr zu Cloud Services und Cloud Computing

Modernes Dokumenten­management aus der Cloud

Moderne Dokumentenmanagementsysteme haben die althergebrachte Form der Papierarchive verdrängt. Datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme speichern und verwalten unterschiedlichste Formen von elektronischen Dokumenten und ermöglichen einen komfortablen, elektronischen Datentransfer. 

Mehr zu Dokumentenmanagement

Vom Adhoc-Datentransfer zu Collaboration Tools

Eine weitere Form des elektronischen Datentransfers sind Collaboration Tools. Bei dieser Art von Software geht es vorrangig darum, gemeinsam Dateien und Dokumente zu nutzen. Viele Online-Collaboration-Tools nutzen eine gemeinsame Basis zum Speichern von Daten, für die individuelle Zugriffsrechte, beispielsweise durch Administratoren oder Projektleiter, gelten. 
Mehr zu Collaboration und Zusammenarbeit

Enterprise File Sync and Share – sicherer Daten­transfer und Synchro­nisation für Unternehmen

Inzwischen ist das Teilen, Synchronisieren und Bearbeiten von Dateien in zahlreichen Unternehmen ein fester Bestandteil. Nach wie vor geschieht es jedoch relativ häufig, dass sicherheitsrelevante Daten ohne eine Verschlüsselung über öffentliche Cloud-Dienste wie Google Drive, Dropbox & Co getauscht werden. Und das ist gerade aus Sicht der IT-Abteilungen fatal. 

Über die Jahre hinweg wurde dieses massive Problem der IT-Sicherheit immer gravierender. Deshalb wurde im Jahr 2014 vom Analystenhaus Gartner eine neue Produktkategorie Enterprise File Sync and Share, kurz EFSS, ins Leben gerufen.

Mehr zu Enterprise File Sync and Share

Daten-Übertragung für alle Endgeräte

Ein cloudbasiertes System für einen verwalteten und sicheren Datentransfer im Unternehmen zwischen Anwendern, Kunden und Geschäfts­partnern setzt eine effektive Verschlüsselungstech­nik voraus. Entsprechende Lösungen gewähr­leisten, dass Dokumente und sonstige Dateien sicher übertragen und verwendet werden können.

Plattformunabhängige Clients ermöglichen eine universelle Datenübertragung auf Endgeräten aller Art – ganz gleich, ob im Browser oder in Apps auf Smartphones und Tablets.

Mehr zur Datenübertragung für alle Endgeräte

Filesharing – sicherer Datentransfer über die Cloud

Als Filesharing bezeichnet man ein Verfahren, mit dem sich Dateien unterschiedlichster Größenordnungen online speichern und teilen lassen. 

Dabei spielt die Datensicherheit eine wesentliche Rolle. Ein modernes Filesharing-System sollte unbedingt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung enthalten. Diese gewährleistet, dass nur Datei-Empfänger und -absender Einblick in die Dateiinhalte haben.

Mehr zu Files und Filesharing

Enterprise File Service – die Königsklasse des Daten­transfers

Neue Gesetze wie die DSGVO, Berechti­gungs­steuerungen in sensiblen Abteilungen sowie modernes Arbeiten erfordern allerdings ein Umdenken im Unternehmen: Ein Enterprise File Service inklusive Sync and Share wird parallel zum bestehenden File Server eingeführt und bietet zahlreiche Vorteile.

Mehr zu Enterprise File Service

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