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Due Diligence in virtuellen Datenräumen

Virtuelle Datenräume haben das Dokumentenmanagement revolutioniert. Insbesondere im Segment Due Diligence bietet es enormes Erleichterungspotenzial bei der Sichtung von Dokumenten vor dem Kauf oder der Übernahme eines Unternehmens. Die Evaluation potenzieller Übernahmekandidaten war zu Zeiten von papierbasiertem Dokumentenmanagement eine aufwändige Angelegenheit, die nur mit Anwaltskanzleien und großem Zeitaufwand zu bewältigen war. In Zeiten von Financial Due Diligence stellen Firmen, die zum Verkauf stehen, ihre aussagekräftigen Daten in geschützten virtuellen Datenräumen zur Verfügung, so dass die Solidität und Zahlungsfähigkeit des Unternehmens mit einfachen Mitteln online überprüft werden kann.

Wie funktioniert Due Diligence in digitalen Datenräumen?

In einem virtuellen Datenraum (VDR) werden vor und während einer M & A Transaktion (Mergers & Acquisitions, z. B. Unternehmenskauf, Fusion oder auch eine geplante Unternehmenskooperation) alle erforderlichen Dokumente aufbewahrt und verwaltet. Der hierzu erforderliche digitale Datenraum erlaubt es den Nutzern, diese Dokumente im Internet mittels einer Software-Applikation zugänglich zu machen, wobei es auch möglich ist, dass die beteiligten Parteien bei entsprechenden Zugriffsberechtigungen die Dokumente (z. B. Kaufverträge) gemeinsam zu bearbeiten. Auf diese Weise ermöglicht es der digitale Raum, die Due Diligence (die vorherige Prüfung eines Unternehmens vor einem Kauf) durchzuführen.

Im Verlauf einer Unternehmensübernahme wird nicht nur das Due-Diligence-Verfahren in virtuellen Räumen durchgeführt, sondern beinahe die gesamte Transaktion. Dadurch können Risiken vermindert werden, da die Dokumente jederzeit online zur Verfügung stehen. Auf diese Weise kann der Unternehmenskauf und -verkauf planmäßig verlaufen.

Virtuelle Datenräume werden neben der Due Diligence auch in anderen Bereichen genutzt, in denen es auf ein sicheres Dokumentenmanagement ankommt, beispielsweise bei der Überprüfung vor Kreditvergaben oder bei Kapitalbeteiligungen im Rahmen einer Private Equity. Digitale Datenräume sind in verschiedensten Branchen anzutreffen, u. a. bei Investmentbankern, im Consulting, bei Finanzberatern und Immobilienmaklern, aber auch beispielsweise bei Schuldnerberatern, im IT- und Telekommunikationswesen sowie in Medienhäusern.

Wie sicher sind virtuelle Datenräume?

Die Software für das Management eines virtuellen Datenraumes hat die Aufgabe, Daten mit größtmöglicher Sicherheit zu speichern, zu verwalten und während einer M & A Transaktion mit Geschäftspartnern sicher zu teilen. Zur Gewährleistung dieser notwendigen Datensicherheit bieten Provider solcher virtuellen Datenräume erweiterte sicherheitsrelevante Funktionen an. Hierzu gehören vor allen Dingen eine mehrstufige Authentifizierungsprozedur und aktuelle Verschlüsselungstechnologien. Weitere Schutzmechanismen sind beispielsweise die Sperrung der PrintScreen-Taste (Schutz vor unberechtigtem Speichern von Bildschirminhalten), zeitlich limitierter Zugang, Zugang nur in festgelegten IP-Adressräumen, dynamische Wasserzeichen zur Echtheitskennzeichnung von Dokumenten sowie die Integration von gängigen Office-Softwarepaketen.

Wie finde ich den besten Anbieter von virtuellen Datenräumen?

Nahezu täglich erscheinen neue VDR-Provider auf dem Markt. Die angebotenen Leistungen ähneln sich häufig sehr; so werden gerne eine sichere Datenspeicherung, sicheres Teilen und ein professionelles Datenmanagement beworben. Weitere Funktionen können sich wiederum von anderen Anbietern unterscheiden. Die besten VDR-Anbieter bieten Sicherheit auf militärischem Level, Volltext-Suchfunktionen, Funktionen zur Dokumentenverknüpfung sowie mehrsprachigen Support.

Ob ein VDR-Anbieter mit seinen Produkten zum eigenen Unternehmen passt, hängt wiederum von den Zusatzfunktionen der Software sowie den Bedürfnissen und unternehmenstypischen Geschäftsprozessen ab. Für Due Diligence sollte in jedem Fall ein Anbieter ausgewählt werden, der bereits Erfahrungen mit komplexen Finanztransaktionen (z. B. IPOs) vorweisen kann.

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