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DRACOON-Cloud-Services-und-Cloud-Computing

Collabora­tion Tools

Mehr Produktivität im Team

Ein kleines Projekt-Team, dessen Mitglieder tagtäglich im selben Büro zusammenarbeiten, kann durchaus ohne Software-Unterstützung – sozusagen „auf Zuruf“ – effektiv kooperieren. Ab einer gewissen Teamgröße sowie wachsender Komplexität eines Projekts ist dies jedoch kaum noch möglich. Hier zeigt sich deutlich: Je mehr Kollegen an einer gemeinsamen Sache arbeiten, umso wichtiger ist eine gute Kommunikation sowie eine professionelle Koordination. Um Workflows und den Datentransfer zu optimieren, setzen Unternehmen und freie Projektteams (z.B. Agenturen) zunehmend Collaboration Tools ein, die neben einer produktiven vor allem auch eine ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen.

 

Wie funktionieren Collaboration Tools?

Eine Collaboration-Plattform bietet in der Regel mehrere Funktionen zur Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit.. Das Ziel von e-Collaboration-Werkzeugen ist die Optimierung von Arbeitsprozessen wie etwa der Planung, der Organisation und Analysen. Folgende Features für die Online-Zusammenarbeit sind häufig anzutreffen:

  • Echtzeit-Kommunikation
    Für eine Team-Collaboration ist eine Echtzeit-Kommunikation essenziell. Projektboards erlauben es beispielsweise, Aufgaben zu delegieren und Projektfortschritte zu kommunizieren. Mittels Kommentarfunktionen können Sachverhalte quasi live diskutiert werden. Ebenso kommen klassische Kommunikationslösungen wie Messenger und Videotelefonie zum Einsatz – Schnittstellen zu Skype und Outlook machen es möglich. Die Implementierung von Cloud-Lösungen ermöglicht das gemeinsame und ortsunabhängige Bearbeiten von Text- und Tabellendokumenten.

  • Filesharing
    Ein wesentliches Merkmal von Collaboration-Software ist das gemeinsame Nutzen und Teilen von Dokumenten und weiteren Dateien (z.B. Fotos). So nutzen eine Reihe von Online-Collaboration-Tools eine zentrale Speicherlösung, auf der individuelle Zugriffsrechte durch Projektleiter und Administratoren festgelegt werden können.

  • Management-Funktionen
    Eine ausgereifte e-Collaboration-Software ist dadurch gekennzeichnet, dass Projektmanager die unterschiedlichen Projekt-Meilensteine und Arbeitsprozesse bestmöglich überblicken und planen können. Ressourcen lassen sich optimal organisieren und aufteilen. Des Weiteren haben viele Tools Lösungen an Bord, mit denen Arbeitsabläufe dokumentiert und analysiert werden können. Durch unternehmensweiten Einsatz erleichtern die Tools die Kommunikationen zwischen unterschiedlichen Teams und Abteilungen.

  • Mindmapping
    Eine Reihe von Collaboration Tools unterstützen kreative Teams bei der gemeinsamen Ideenfindung mittels Brainstorming-Funktionen wie z. B. Mindmaps. Teammitglieder haben dadurch die Möglichkeit, mit eigenen Ideen ein Projekt aktiv mitzugestalten. Sogar externe Mitarbeiter (z.B. Auftraggeber) können dadurch optional in diesen Kreativprozess einbezogen werden.

 

Effizienzsteigerung durch Collaboration Tools

Die jährlich erstellte Deutsche Social Collaboration Studie zeigte im vergangenen Jahr deutlich, wie sehr Online Collaboration die Arbeitseffizienz steigert. Branchenabhängig betrug diese zwischen 16 und über 40 Prozent. Die Studie belegt, dass die Arbeitseffizienz umso höher liegt, je intensiver die Tools genutzt wurden. Durch die Nutzung moderner Collaboration-Werkzeuge motivieren sich Teammitarbeiter gegenseitig, innovativ zu handeln. Diese Erkenntnis folgt aus der Tatsache, dass sich neue Ideen schneller umsetzen lassen, wenn jeder weiß, wer an welchem Thema arbeitet und passendes Know-How anbieten kann.

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Sichere Zusammenarbeit mit DRACOON

DRACOON ist ein deutscher Cloud Service für Unternehmen und erleichtert die Zusammenarbeit im Team und mit Externen. Über die Software können Sie all Ihre Unternehmensdaten sicher speichern, verwalten und versenden. DRACOON bieten Ihnen zahlreiche Vorteile, um eine sichere und EU-DSGVO-konforme Zusammenarbeit zu gewährleisten. Durch die clientseitige Verschlüsselung ist ein Abfließen von Daten ausgeschlossen.

  • Made & Hosted in Germany: DRACOON wird in Deutschland entwickelt und in ISO27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben.

  • DSGVO-konform dank Privacy by Default und Privacy by Design: Als deutscher Anbieter unterliegt DRACOON den strengen deutschen Sicherheitsgesetzen und unterstützt Sie bei der Umsetzung und Einhaltung der EU-DSGVO dank datenschutzfreundlicher Technikgestaltung (Privacy by Design) sowie Voreinstellung (Privacy by Default). So arbeiten Sie als Benutzer automatisch datenschutzkonform.

  • Maximale Sicherheit: Dank clientseitiger Verschlüsselung werden alle Daten bereits sicher am Endgerät verschlüsselt. Auf dem Server selbst besteht keine Möglichkeit, die Daten zu entschlüsseln, da sich das Schlüsselmaterial auf dem Client befindet. So stellen wir sicher, dass weder wir als Cloud-Anbieter noch Dritte in der Lage sind, auf Ihre gespeicherten Daten zuzugreifen. Zudem bescheinigen verschiedene Siegel wie ISO27001, EuroPriSe und BSI C5 DRACOON höchste Sicherheitsstandards. 

  • Integriertes Reporting Tool / Audit-Log: Das DRACOON Reporting Tool mit Audit-Log gibt Auskunft über sämtliche Dateizugriffe. Berechtigte Personen können so nachvollziehen, von wem und zu welchem Zeitpunkt Daten geteilt, bearbeitet oder gelöscht wurden.

  • Modernes Berechtigungskonzept: Mit DRACOON können Sie Zugriffsrechte einfach und individuell an interne Mitarbeiter, aber auch externe Beteiligte vergeben. So stellen Sie sicher, dass bestimmte Personen z. B. nur Leserechte erhalten, andere wiederum auch Daten bearbeiten und löschen können. Somit behält zum Beispiel die IT-Abteilung zwar die organisatorische Hoheit, hat aber keine Lese- und Schreibrechte auf Finanz- oder Personaldaten. Demzufolge können IT-Administratoren auch von gewissen Daten (wie z.B. Gehältern, Bilanzen, usw.) komplett für den Zugriff ausgesperrt werden. DRACOON gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, Daten in ihrer Verfügbarkeit zeitlich zu befristen.

  • Mobil arbeiten: Bearbeiten und speichern Sie Ihre Dateien auch unterwegs über die DRACOON-Apps.
  • Kommentarfunktion: Kommentieren und diskutieren Sie Sachverhalte direkt bei bei der Datei.
  • Offene Schnittstellen: Binden Sie Standardsoftware wie Messenger und Videotelefonie einfach in DRACOON ein. 
  • Bedarfsgerechte Abrechnung: Die Abrechnung der benötigten Lizenzen von DRACOON erfolgt auf Benutzerbasis. Damit können Sie DRACOON jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Collaboration mit DRACOON

10 Benutzer und 10 GB – für immer kostenlos.
Speichern und teilen Sie Ihre Daten DSGVO-konform und zwar zeitlich unbeschränkt!

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