Zusammenarbeit

Collaboration-Tools – mehr Produktivität im Team

Ein kleines Projekt-Team, dessen Mitglieder tagtäglich im selben Büro zusammenarbeitet, kann durchaus ohne Software-Unterstützung – sozusagen „auf Zuruf“ – effektiv kooperieren. Jedoch ab einer gewissen Teamgröße sowie wachsender Komplexität eines Projektes ist dies kaum noch möglich. Hier zeigt sich deutlich: Je mehr Kollegen an einer gemeinsamen Sache arbeiten, umso wichtiger ist eine gute Kommunikation sowie eine professionelle Koordination. Um Workflows und den Datenaustausch zu optimieren, setzen Unternehmen und freie Projektteams (z. B. Agenturen) zunehmend Collaboration-Tools ein, die neben einer produktiven vor allem auch eine ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen.

Wie funktionieren Collaboration-Tools?

Eine Collaboration-Plattform bietet in der Regel mehrere Funktionen zur Unterstützung von Projektmanagement-Tools. Das Ziel von e-Collaboration-Werkzeugen ist die Optimierung von Arbeitsprozessen wie etwa der Planung, der Organisation und Analysen. Folgende Features für die Online-Zusammenarbeit sind häufig anzutreffen:

Echtzeit-Kommunikation: Für eine Team-Collaboration ist eine Echtzeit-Kommunikation essenziell. Projektboards erlauben es beispielsweise, Aufgaben zu delegieren und Projektfortschritte zu kommunizieren. Mittels Kommentarfunktionen können Sachverhalte quasi live diskutiert werden. Ebenso kommen klassische Kommunikationslösungen wie Messenger und Videotelefonie zum Einsatz – Schnittstellen zu Skype und Outlook machen es möglich. Die Implementierung von Cloudlösungen ermöglicht das gemeinsame und ortsunabhängige Bearbeiten von Text- und Tabellendokumenten.

Team-Kalender: Wichtige Termine wie Meetings, Anrufe oder Fristen (z. B. Abgabe-Deadlines) gehören zwar zum Business-Alltag, werden jedoch ohne entsprechende Tools schnell vergessen. Mit wachsendem Termindruck fällt es zunehmend schwer, den Überblick zu behalten. Gemeinsame Kalenderfunktionen in e-Collaboration-Tools dienen der gemeinsamen Verwaltung und Koordinierung aller teamrelevanten Termine.

Filesharing: Ein wesentliches Merkmal von Collaboration-Software ist das gemeinsame Nutzen und Teilen von Dokumenten und weiteren Dateien (z. B. Fotos). So nutzen eine Reihe von Online-Collaboration-Tools eine zentrale Speicherlösung, auf der individuelle Zugriffsrechte durch Projektleiter und Administratoren festgelegt werden können.

Management-Funktionen: Eine ausgereifte e-Collaboration-Software ist dadurch gekennzeichnet, dass Projektmanager die unterschiedlichen Projekt-Meilensteine und Arbeitsprozesse bestmöglich überblicken und planen können. Ressourcen lassen sich optimal organisieren und aufteilen. Des Weiteren haben viele Tools Lösungen an Bord, mit denen Arbeitsabläufe dokumentiert und analysiert werden können. Durch unternehmensweiten Einsatz erleichtern die Tools die Kommunikationen zwischen unterschiedlichen Teams und Abteilungen.

Mindmapping: Eine Reihe von Collaboration-Tools unterstützen kreative Teams bei der gemeinsamen Ideenfindung mittels Brainstorming-Funktionen wie z. B. Mindmaps. Teammitglieder haben dadurch die Möglichkeit, mit eigenen Ideen ein Projekt aktiv mitzugestalten. Sogar externe Mitarbeiter (z. B. Auftraggeber) können dadurch optional in diesen Kreativprozess einbezogen werden.

Effizienzsteigerung durch Collaboration-Tools

Die jährlich erstellte Deutsche Social Collaboration Studie zeigte im vergangenen Jahr deutlich, wie sehr Online-Collaboration die Arbeitseffizienz steigert. Branchenabhängig betrug diese zwischen 16 und über 40 Prozent. Die Studie belegt, dass die Arbeitseffizienz umso höher liegt, je intensiver die Tools genutzt wurden. Durch die Nutzung moderner Collaboration-Werkzeuge motivieren sich Teammitarbeiter gegenseitig, innovativ zu handeln. Diese Erkenntnis folgt aus der Tatsache, dass sich neue Ideen schneller umsetzen lassen, wenn jeder weiß, wer an welchem Thema arbeitet und passendes Know-How anbieten kann.

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